Kwaliteitsmanagementsystemen stellen bedrijven in sterk gereguleerde industrieën (bijv. medische- en farma) in staat om consequent kwaliteitsprocessen toe te passen om producten te produceren die voldoen aan de verwachtingen van de klant en aan de van toepassing zijnde wettelijke vereisten. QMS-frameworks zoals ISO 9001: 2015 bieden een uitgebreide blauwdruk voor klantgericht kwaliteitsmanagement op basis van principes voor leiderschap, het personeel, processen, verbetering, op feiten gebaseerde beslissingen en relaties.
Onderzoek bevestigt dat het implementeren van een QMS zoals ISO 9001 of 13485 op korte termijn voordelen kan bieden voor organisaties. Een studie van Harvard Business Review richtte zich op organisaties die een ISO-certificering behaalden en ontdekte dat deze bedrijven hogere percentages "bedrijfsoverleving, omzet, werkgelegenheidsgroei en loonstijgingen hebben dan een vergelijkbare groep niet-gebruikers". Vijfenzestig procent van de organisaties realiseert minstens $ 25.000 aan besparingen binnen een jaar na invoering van een formeel QMS, met 27 procent een besparing van minstens $ 100.000.
Ondanks het overvloedige positieve bewijs, zijn er een aantal mythen die QMS omringen onder potentiële gebruikers in sterk gereguleerde industrieën. Sommige bedrijven zijn van mening dat systemen en certificering beperkt zijn tot grote, gevestigde bedrijven. Anderen vinden dat certificering weinig praktische waarde heeft.
In werkelijkheid behalen kleine bedrijven onevenredige voordelen door QMS te implementeren in vergelijking met hun grotere concurrenten. Voor de meeste organisaties is een QMS niet zomaar een stukje software of een kostenpost. QMS-acceptatie kan duidelijke voordelen bieden, zoals operationele consistentie, efficiëntie, verbetering en samenwerking.
1. OPERATIONELE CONSISTENTIE
Inconsistente bedrijfsactiviteiten zijn de vijand van totaal kwaliteitsmanagement. Zonder gestandaardiseerde processen kan uw organisatie de kwaliteit van producten niet consistent waarborgen of de efficiëntie verbeteren. Bedrijfsonderzoekers hebben ontdekt dat inconsistente bedrijfsprocessen vijf keer meer negatieve gevolgen voor de klant kunnen hebben dan de levering van een inferieur product. In sterk gereguleerde industrieën kunnen inconsistente processen die resulteren in onbetrouwbare productkwaliteit bijzonder ernstige gevolgen hebben.
Operationele consistentie is een fundamenteel onderdeel van kwaliteitsmanagementsystemen. De implementatie van een QMS vereist dat bedrijven de best practices definiëren en beschrijven voor alle zakelijke verantwoordelijkheden, van kwaliteitscontrole tot managementbeoordeling. Het creëren van standaard operationele procedures (SOP's) en een voorgeschreven reeks checks and afwegingen minimaliseert de risico's van ongewenste afwijkingen en maximaliseert de efficiëntie van de organisatie.
QMS-implementatie helpt bedrijven stabiliteit te bereiken in projectactiviteiten en stemt hun inspanningen af op de productie van kwaliteitsproducten die voldoen aan de verwachtingen van de klant. Een consistente benadering van bedrijfsactiviteiten kan geld besparen. Standaardisatie van bedrijfsprocessen kan de proceskosten met 15 procent verlagen en fouten met 30 procent verminderen. Operationele consistentie kan andere meetbare voordelen bieden, zoals kortere doorlooptijden van processen, minder klachten van klanten en superieure forecasts.
2. CONTINU VERBETERING
Voortdurende verbetering is een van de kernprincipes van ISO 9001 en andere kwaliteitsmanagementsystemen. ISO schrijft dat "continue verbetering een permanente doelstelling van de organisatie moet zijn". Wanneer het aannemen van een QMS leidt tot culturele verandering, kan het omarmen van het verbeterprincipe blijvende voordelen voor de organisatie hebben, zoals sterkere prestaties, strategisch leiderschap en betrokkenheid van het personeel.
Voortdurende verbetering zou een primaire doelstelling moeten zijn voor elke werknemer om de principes van geleidelijke verbetering en baanbrekende verbetering over te nemen. SOP's moeten het gebruik van regelmatige audits en beoordelingen volgens het QMS-raamwerk ondersteunen om vooruitgang in de richting van normen te waarborgen. Door elk lid van de organisatie te trainen in het gebruik van Plan-Do-Check-Act-cycli, kan de organisatie een cultuur creëren van constante probleemoplossing en innovatie.
3. COMMUNICATIE MET MEDEWERKERS EN ONBOARDING
Onlangs voorspelde Forbes dat "werknemerservaring" de belangrijkste bedrijfsprioriteit zou zijn voor het komende jaar. Werknemerservaring, of EX, wordt gedefinieerd als het totaal van de interacties van een werknemer met de organisatie en cultuur, van werving en onboarding tot de omgeving en technologie. "Ervaringsorganisaties" die investeren in cultuur, samenwerking en onderwijs ervaren hogere percentages innovatie en klanttevredenheid dan andere organisaties.
ISO 9001 behandelt het belang van interne communicatie en specificeert dat "het topmanagement ervoor moet zorgen dat de juiste communicatieprocessen binnen de organisatie worden opgezet en dat er communicatie plaatsvindt over de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem." Deze woordenstroom legt de verantwoordelijkheid rechtstreeks bij senior leiderschap om een positieve werknemerservaring te stimuleren, maar benadrukt ook het belang van tweerichtingscommunicatie in de organisatie. Organisaties worden aangemoedigd om een samenwerkingscultuur te creëren waarin medewerkers regelmatig feedback geven.
Zonder culturele verandering is een QMS niets meer dan een reeks documenten en beleidsregels. Communicatie met medewerkers vormt de kern van het creëren van een kwaliteitsgedreven cultuur waarin mensen openlijk informatie delen en de waarden van het bedrijf begrijpen. Communicatie en educatie zijn van vitaal belang voor het verkrijgen van medewerking aan kwaliteitsdoelstellingen. Het opleiden van medewerkers over de klant- en kwaliteitssystemen is een doorlopende doelstelling, maar trainings- en opleidingsinspanningen moeten beginnen met een gestandaardiseerd onboardingproces voor nieuwe medewerkers.
4. OP FEITEN GEBASEERDE BESLUITVORMING
Een effectief kwaliteitsmanagementsysteem moet standaardisatie creëren waar gestandaardiseerde processen waarde toevoegen, en flexibiliteit bevorderen wanneer dat nodig is om kwaliteitsdoelstellingen of continue verbetering te bereiken. Een gebied waarop QMS flexibiliteit zou moeten aanmoedigen, is de invoering van op feiten gebaseerde besluitvorming op basis van realtime overzicht van systemen en gegevens.
In de praktijk houdt het concept van op feiten gebaseerde besluitvorming het gebruik in van gegevens die zijn verzameld door middel van monitoring- en meetmethoden. Deze gegevens worden vergeleken met de gewenste resultaten en kwaliteitsdoelstellingen van de organisatie. Het realtime gebruik van gegevens en statistieken kan een objectief inzicht verschaffen in de vraag of een proces succesvol is of moet worden gecorrigeerd. Op gegevens gebaseerde beslissingen worden mogelijk gemaakt door QMS-software die realtime overzicht biedt van systemen voor training, documentbeheer, compliance en CAPA.
Op bewijs gebaseerde besluitvorming kan de organisatie ten goede komen door subjectiviteit uit leiderschap te verwijderen. Het realtime gebruik van gegevens kan continue verbetering in de richting van strategische doelen vergemakkelijken. Een eQMS-systeem dat transparantie biedt, kan organisaties in staat stellen de risico's van niet-naleving of problemen met de productkwaliteit in realtime te verminderen.
5. MEER WINST
Onderzoek heeft uitgewezen dat veel organisaties een direct financieel rendement behalen op de implementatie van het kwaliteitsmanagementsysteem. Een ISO-literatuuronderzoek van 42 onderzoeken identificeerde verschillende redenen waarom een QMS winstgevendheid ondersteunt. Interne, externe en andere voordelen dragen allemaal samen bij aan sterkere financiële prestaties:
- Interne voordelen zoals verhoogde efficiëntie en productiviteit en daarmee lagere kosten
- Externe voordelen, zoals een hogere omzet of nieuwe markttoegang, zijn van invloed op de omzet
- Andere voordelen zijn onder meer nieuwe markttoegang of een groter marktaandeel
Deze studie benadrukt de waarde van de implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem voor organisaties die niet gepositioneerd zijn om te profiteren van hogere verkopen, zoals startups in de R & D-fasen (ontwerp en ontwikkeling) van productontwikkeling. Het implementeren van een QMS kan de interne efficiëntie maximaliseren en een betrouwbare basis creëren wanneer het product marktgoedkeuring (productregistratie) nadert.
Managementsystemen kunnen de efficiëntie verbeteren door problemen tijdens de levenscyclus van het product te voorkomen door tools te bieden om problemen te identificeren voordat ze leiden tot herbewerking, verspilling of non-conformiteiten.
TOT SLOT
Kwaliteitsmanagementsystemen kunnen een breed scala aan zakelijke voordelen bieden, maar ze zijn geen toverdrank. Het implementeren van een QMS kan een organisatie niet genezen die niet wordt geleid door een management met een kwaliteits mindset. Om met succes over te gaan naar een kwaliteitsgedreven cultuur, is volledige steun van het leiderschapsteam en toewijding tot verandering vereist.
Bron: Qualio.com
Reactie plaatsen
Reacties